Das Format der virtuellen Hauptversammlung hat sich bewährt. Der Bundestag hat im Juli 2022 einen Gesetzentwurf zu virtuellen Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften mit einer breiten Mehrheit angenommen. Dadurch sind die während der Corona-Pandemie temporär eingeführten virtuellen Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften auch in Zukunft dauerhaft möglich. Neben Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften sollen künftig auch Generalversammlungen von Genossenschaften dauerhaft in digitaler Form möglich sein.  

Virtuelle Hauptversammlung: Virtuell, Hybrid oder Präsenz – gleichwertige Formate 

Die pandemiebedingte Sonderregelung zu digitalen Hauptversammlungen wurde abgelöst, auch da diese die Ausübung der Aktionärsrechte nicht in dem gleichen Maße, wie bei einer Präsenz- oder hybriden Versammlung möglich gemacht hatte. So entfällt mit dem neuen Gesetz die Möglichkeit, die in einer virtuellen Hauptversammlung zu behandelnden Gegenstände zu beschränken. Inzwischen steht das virtuelle Format dem der Präsenzveranstaltung gleichwertig gegenüber. 

Erweiterung des Aktiengesetzes um 2 neue Paragrafen – Virtuelle Haputversammlung Gesetz

Durch die neuen Paragrafen 118a „Virtuelle Hauptversammlung“ sowie 130a „Stellungnahme- und Rederecht bei virtuellen Hauptversammlungen“ wird es Aktiengesellschaften nunmehr ermöglicht, Hauptversammlungen künftig als Präsenzveranstaltung, als hybride Versammlung oder als rein virtuelle Veranstaltung abzuhalten. Ziel der Gesetzesänderung ist es, den Ablauf der Versammlung und die Rechtewahrnehmung der Aktionäre und Aktionärinnen möglichst nah an die Prozesse der Präsenzveranstaltung anzulehnen.

Virtuelle Hauptversammlung Gesetz: Voraussetzungen 

Für die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung sieht das Aktiengesetz folgende Voraussetzungen vor: 

• Übertragung der gesamten Versammlung mit Bild und Ton an Aktionäre und Aktionärinnen 
  • Eine parallele, öffentliche Übertragung kann hiervon unberührt zeitlich beschränkt werden 
• Stimmrechtsausübung der Aktionäre und Aktionärinnen per elektronischer Kommunikation 
• Anträge und Wahlvorschläge und Rederecht per Videokommunikation 
• Recht auf Einreichung von Stellungnahmen und Widersprüchen gegen einen Beschluss der Hauptversammlung (§130a Absatz 1 bis 4) per elektronischer Kommunikation
  •  Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung einzureichen. Die eingereichten Stellungnahmen sind allen Aktionären und Aktionärinnen bis spätestens vier Tage vor der Versammlung zugänglich zu machen. 
• Der Bericht des Vorstandes oder dessen Inhalt muss den Aktionären und Aktionärinnen spätestens 7 Tage vor der Versammlung zugänglich gemacht werden.
• Der Vorstand des Unternehmens kann vorgeben, dass Fragen bis spätestens 3 Tage vor der Versammlung per elektronischer Kommunikation einzureichen sind.

Rechtssichere Durchführung Ihrer virtuellen Hauptversammlung 

Die Durchführung digitaler Hauptversammlungen bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Neben der inhaltlichen Vorbereitung der Hauptversammlung ist die Sicherstellung einer ausreichenden technischen Unterstützung ein Punkt, der unbedingt berücksichtigt werden muss.  

Ausfallsichere und redundante Verbindungen

Noch mehr als bei einer Präsenzveranstaltung erfordern virtuelle Hauptversammlungen eine umfangreiche Vorausplanung, um die technische Zuverlässigkeit zu gewährleisten – von der Einrichtung der virtuellen Plattform bis hin zur rechtssicheren Akkreditierung der Aktionäre und Aktionärinnen, beispielsweise über einen Registerführer. Es muss gewährleistet sein, dass die notwendigen Vorkehrungen für mögliche Verbindungsprobleme getroffen wurden und somit eine entsprechende Übertragungssicherheit garantiert werden kann. Es empfiehlt sich dringend auf redundante Verbindungswege zu setzen, damit die Übertragung an die Teilnehmenden auch im Falle einer Störung bestehen bleibt.  

Sensible Inhalte zielgruppengerichtet und sicher übertragen 

Wenn Sie mit Ihrer virtuellen Hauptversammlung unterschiedliche Zielgruppen ansprechen möchten, da beispielsweise der Bericht des Vorstandes öffentlich zugänglich übertragen werden soll, die Aussprache mit den Aktionären und Aktionärinnen jedoch geschützt unter Ausschluss der Öffentlichkeit passieren soll, bietet das Format der Online-Hauptversammlung verschiedene Möglichkeiten, dies einfach und sicher umzusetzen. 

Akkreditierung der Teilnehmer über einen Registerführer

Bei der Auswahl einer virtuellen Plattform für die Durchführung einer Hauptversammlung sollte in jedem Fall beachtet werden, dass durch Kooperation mit einem entsprechenden Registerführer nur akkreditierte Aktionäre und Aktionärinnen Zugriff auf die Inhalte erlangen. 

MediaEvent Services kann über die Webcast Plattform SlideSync eine Integration mit den führenden Registerführern im deutschsprachigen Raum realisieren. 

Videokommunikation – Fragen per Video einreichen

Die Umsetzung der Videokommunikation mit Aktionären und Aktionärinnen begleitet MediaEvent Services sowohl vor Ort als auch plattformseitig mit entsprechenden Schnittstellen und Abläufen, die sich nahtlos in den bestehenden Rahmen integrieren. 

Vorteile virtueller Hauptversammlungen 

Neben den eben genannten Herausforderungen gibt es aber auch viele Vorteile, die für eine Online-Hauptversammlung sprechen. Das Format hat in den letzten Jahren aufgrund der Zweckmäßigkeit und der gebotenen Flexibilität an Beliebtheit gewonnen.  

Hier sind einige der Pluspunkte von digitalen Hauptversammlungen: 

Effiziente Nutzung von Zeit und Ressourcen

Zeitaufwändige Papierabstimmungen inklusive der langwierigen Auszählung, sowie Stimmrechtsvertretungen entfallen. Dadurch können virtuelle Hauptversammlungen häufig mit kürzerer Veranstaltungsdauer durchgeführt werden. Auch der Zugriff auf benötigte Dokumente und Informationen ist einfach, da diese zentral und gesammelt über das entsprechende Portal zur Verfügung stehen.  

Kostenoptimierung

Mit der Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung entfallen neben den Reise- und Unterbringungskosten für die Aktionäre und Aktionärinnen auch die Suche und Anmietung einer entsprechend großen Eventlocation. 

Steigerung der Teilnehmendenzahl 

Die Möglichkeit der ortsunabhängigen Teilnahme an Ihrer Hauptversammlung kann die Teilnehmerzahl signifikant erhöhen. Ermöglichen Sie Ihren Aktionären und Aktionärinnen sowie anderen Zuschauenden von nahezu überall wichtige Informationen und Berichte zur Entwicklung Ihres Unternehmens nachzuverfolgen, nötig ist lediglich ein Endgerät mit Internetzugang.  

Barrierefrei und mehrsprachig 

Durch den Einsatz von Live-Untertitelung, Live-Übersetzung sowie Dolmetschern oder Gebärdendolmetschern wird Ihre Online-Hauptversammlung mit wenig Aufwand barrierefrei und mehrsprachig gestaltet.   

Nachhaltigkeit 

Digitale Veranstaltungen sind ein wachsender Trend in der Veranstaltungsbranche, und das aus gutem Grund. Auch die virtuelle Hauptversammlung bildet hier keine Ausnahme. Die Einsparungen im Bereich Energie, Papier und Kraftstoff tragen dazu bei, den CO₂-Fußabdruck Ihrer Hauptversammlung signifikant zu verringern. 

Durch eine virtuelle Hauptversammlung nutzt Ihr Unternehmen ein modernes und ressourcenschonendes Format zur Kommunikation mit Aktionären, Aktionärinnen und weiteren Teilnehmenden. Durch immer neue technologische Entwicklungen und der Notwendigkeit zur ressourcenoptimierten Durchführung von Veranstaltungen aller Art, ist zu erwarten, dass die virtuelle Hauptversammlung für Unternehmen und Organisationen immer populärer werden wird.

Mit einer durchdachten Planung und einem Verständnis für die Besonderheiten ist es möglich, sehr erfolgreich virtuelle Hauptversammlungen abzuhalten. MediaEvent Services unterstützt seine Kunden und Kundinnen bereits seit vielen Jahren bei der Umsetzung hybrider und virtueller Hauptversammlungen und bietet individuelle und umfangreiche Lösungen für jede Herausforderung. 

Sie haben Interesse auch Ihre Hauptversammlung mit MediaEvent Services virtuell zu halten? Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und gemeinsam sprechen wir über Ihr Event!