Event-Videoproduktion: Video von Ihrer Veranstaltung

Sie planen eine Veranstaltung, die über den Saal hinaus wirken soll: live an weitere Standorte und danach als Video. Das Video erreicht alle, die nicht dabei waren, und liefert Material für Intranet, Investor Relations oder Social Media. Dafür benötigen Sie einen Partner, der die Übertragung verantwortet und Ihnen anschließend ein Video liefert, das Sie ohne weitere Schritte einsetzen können. Wir zeigen Ihnen, was bei einer Event-Videoproduktion passiert und welches Video Sie je Format erhalten. Außerdem erfahren Sie, worauf Sie bei der Planung achten sollten und wie es nach der Veranstaltung weitergeht.

Am Tag der Veranstaltung kommt unser Team zu Ihnen: Kameras, Bildregie, Funkmikrofone, Licht und redundante Übertragungstechnik. Wir übertragen die Veranstaltung live an Ihre Zuschauenden — an Standorte, ins Homeoffice oder an einen geschlossenen Teilnehmerkreis. Während der Übertragung entsteht auf unserer Plattform SlideSync die Aufzeichnung: Video, Ton und die Slides in der Reihenfolge, in der sie live zu sehen waren.

Zum Ende der Veranstaltung liegt diese Aufzeichnung vor. Wir bedienen die Plattform während der Produktion und trimmen die Aufzeichnung im Anschluss: Anfang und Ende, Slide-Zuordnung, Freigabe. Auf Wunsch erledigen Sie das selbst im Browser. Benötigen Sie mehr als den Mitschnitt, beauftragen Sie eine Nachbearbeitung: Wir schneiden im eigenen Haus eine gestraffte Fassung, eine Kurzfassung oder Clips für Social Media.

Unser Fokus liegt auf Produktionen mit Übertragung, weil Stream und Aufzeichnung aus derselben Regie kommen und beides zusammen kaum mehr kostet als eines davon. Eine reine Mehrkamera-Aufzeichnung ohne Livestream produzieren wir ebenfalls. Sitzen die Sprechenden verteilt an ihren Arbeitsplätzen, ist eine Remote-Produktion der passende Weg. Wie wir mit Publikum im Saal arbeiten, beschreibt Livestream-Produktion vor Ort.

Unser Fokus liegt auf Videoproduktion für Events mit Ablauf, Publikum und festem Termin. Welches Video am Ende gebraucht wird, unterscheidet sich je Format:

• Hauptversammlung. Online geht in der Regel nur der öffentliche Teil der Versammlung als On-Demand Event; die vollständige Aufzeichnung erhalten Sie auf Wunsch intern für Ihr Archiv. Das Original bleibt unverändert erhalten; jede gekürzte Fassung führen wir als eigene Version.
• Town Hall und Mitarbeiterversammlung. Die Aufzeichnung geht am Tag nach der Veranstaltung an Schichten und Standorte, die nicht live dabei waren. Eine Kurzfassung von acht bis zehn Minuten fasst die Kernaussagen für den Nachgang zusammen.
• Pressekonferenz und Bilanzpressekonferenz. Neben dem Mitschnitt liefern wir einzelne Statements als Clips im Format der jeweiligen Plattform, mit Untertiteln für die Wiedergabe ohne Ton.
• Fachkonferenz und Kongress. Jeder Vortrag wird zu einem eigenen Video mit Kapitelmarken in Ihrer Mediathek. Bei mehrsprachigen Veranstaltungen liefern wir je Sprache eine Fassung aus der Live-Übersetzung, mit Untertiteln.
• Preisverleihung und Jubiläum. Aus dem Abend entsteht ein Highlight-Reel mit Titeln, Bauchbinden und Grafik für die interne Kommunikation und Ihre Kanäle.

Alles, was aus dem Material Ihrer Veranstaltung entsteht, gehört zu unserer Leistung. Imagefilm, Werbefilm, Produktvideo und Erklärvideo sind dagegen Drehbuch-Gewerke mit Storyboard, Casting und Drehplan — dafür ist eine Filmproduktion der geeignete Partner.

Vier Fragen gehören in jedes Erstgespräch, unabhängig davon, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden:

• Vorlauf. Für ein Standard-Setup genügen ein bis zwei Wochen; empfohlen sind vier, damit Technikabnahme, Testlauf und Generalprobe ohne Zeitdruck stattfinden.
• Mitbestimmung und Rechtsgrundlage. Eine Aufzeichnung, die Beschäftigte zeigt, ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Der Betriebsrat hat mitzubestimmen, sobald sie geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Zusätzlich benötigen Sie als Verantwortlicher eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO — bei Beschäftigtendaten meist eine Betriebsvereinbarung.
• Zugriff und Aufbewahrung. Legen Sie vor der Produktion fest, wer das Video sehen darf und wie lange es verfügbar bleibt. Aufzeichnungen, Teilnehmerdaten und Auswertungen verarbeiten wir in der Europäischen Union, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Freigaben. Planen Sie für eine geschnittene Fassung Ihre internen Abstimmungen mit ein; erfahrungsgemäß warten Sie darauf länger als auf den Schnitt selbst.

Wir produzieren dort, wo Ihre Veranstaltung stattfindet: im Saal, im Konferenzraum oder in der Werkshalle. Alternativ mieten wir ein Studio für den Anlass an. Wenn aus einzelnen Terminen ein regelmäßiges Format wird, ist ein festes Webcast-Studio am eigenen Standort die wirtschaftlichere Lösung.

Trimmen: durch uns oder im Browser

Bei einer Event-Produktion übernehmen wir die Bedienung der Plattform, das Trimmen eingeschlossen. Der Editor in SlideSync arbeitet framegenau, deshalb können Sie das auch selbst erledigen. Sie setzen Start und Ende exakt auf das Bild, das stehen soll. Länge und Reihenfolge der Slides passen Sie per Drag-and-drop an, und bei Bedarf tauschen Sie die Präsentation gegen eine korrigierte aus. Nach der Vorschau geben Sie das Video frei. Jede Bearbeitung führt die Plattform als eigene Version; das Original stellen Sie jederzeit wieder her. Bei einem Backupstream oder mehreren Sprachspuren liegen mehrere Aufzeichnungen vor, die Sie einzeln auswählen.

Schnitt im eigenen Haus

Für alles, was über Anfang, Ende und Slides hinausgeht, beauftragen Sie eine Nachbearbeitung: Wir nehmen Pausen und Zwischenabschnitte heraus, ordnen Beiträge neu, setzen Titel, Bauchbinden, Kapitelmarken und Diagramme ein und schneiden Kurzfassung, Highlight-Reel und Clips für Social Media. Rechnen Sie je nach Länge und Umfang mit einigen Arbeitstagen. Das Material bleibt bei uns, sodass Sie später weitere Fassungen bestellen können.

Veröffentlichen: On-Demand Event oder Mediathek

Als On-Demand Event bleibt die Aufzeichnung unter dem Zugang der Veranstaltung: Teilnehmende rufen sie dort ab, wo sie live zugesehen haben, automatisch nach dem Ende oder manuell nach dem Trimmen. Die Mediathek ist die übergreifende Sammlung aller Videos Ihres Unternehmens, mit öffentlichem Link, Embed-Link und Auswertung je Datei — ein On-Demand Event kann darin liegen. Extern produzierte Videos laden Sie in gängigen Formaten wie mp4 oder mov mit bis zu 30 GB je Datei dazu.

MediaEvent Services arbeitet seit 1999 von Wetzlar aus und hat im Jahr 2000 die ersten Livestreams von Großveranstaltungen produziert. Seit 2006 entwickeln und betreiben wir eine eigene Webcast-Plattform, seit 2016 unter dem Namen SlideSync. Sie läuft auf AWS mit Datenverarbeitung in der EU (AWS Case Study); ein ISMS nach ISO 27001 ist etabliert. Produktionsteam, Technik, Schnitt und die Entwicklung der Plattform sitzen an einem Standort.

Das Team produziert mehrere hundert Veranstaltungen im Jahr, regelmäßig für Zehntausende Zuschauende und bei einzelnen Events für bis zu 50.000 Teilnehmende. Am häufigsten produzieren wir die Formate mit den höchsten Anforderungen an Zuverlässigkeit: Hauptversammlungen seit 2011, Town Halls, Bilanzpressekonferenzen. Wir produzieren bundesweit; Frankfurt am Main erreichen wir in rund 45 Minuten, Köln, Stuttgart und Berlin an einem Tag. Wo wir in Hessen regelmäßig arbeiten, beschreibt Livestreaming-Dienstleister Hessen.

Eventvideoproduktion bei MediaEvent Services heißt: Sie erhalten die Übertragung Ihrer Veranstaltung und das Video daraus vom selben Team. Die Aufzeichnung mit Slides liegt zum Ende der Veranstaltung vor; geschnittene Fassung, Kurzfassung und Clips folgen einige Arbeitstage später. Sie veröffentlichen als On-Demand Event oder in Ihrer Mediathek. Schildern Sie uns Format, Termin und Zielgruppe; Ablauf, Umfang und Vorlauf klären wir im Erstgespräch: Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.

Was kostet eine Event-Videoproduktion?

Für die Produktion vor Ort mit Kamerateam, Bildregie, redundanter Übertragung und Plattform rechnen Sie je nach Umfang mit 4.000 € bis 30.000 € pro Veranstaltung. Ausschlaggebend sind Anzahl der Kameras, Sprachen, Teilnehmerzahl und Anforderungen an die Ausfallsicherheit. Die Bedienung der Plattform und das Trimmen der Aufzeichnung übernehmen wir im Rahmen der Produktion; Schnitt, Kurzfassung und Clips beauftragen Sie separat nach Aufwand.

Wann liegt die Aufzeichnung vor?

Zum Ende der Veranstaltung, weil sie während der Übertragung in SlideSync entsteht — mit den Slides in der live gezeigten Reihenfolge. Trimmen und Freigeben übernehmen wir im Anschluss; das dauert wenige Minuten. Für eine geschnittene Fassung rechnen Sie mit einigen Arbeitstagen, abhängig von Länge und Umfang.

Worin unterscheiden sich On-Demand Event und Mediathek?

Ein On-Demand Event (VOD) ist die Aufzeichnung unter dem Zugang der Veranstaltung: Teilnehmende rufen sie dort ab, wo sie live zugesehen haben. Die Mediathek ist die übergreifende Sammlung aller Videos eines Unternehmens, mit öffentlichem Link, Embed-Link und Auswertung je Datei. Ein On-Demand Event kann Teil der Mediathek sein.

Können Sie eine Stelle aus der Mitte herausschneiden?

Ja. Kürzungen innerhalb der Aufzeichnung liefern wir als geschnittene Fassung aus der Nachbearbeitung im eigenen Haus. Anfang und Ende trimmen wir im Editor framegenau — oder Sie selbst im Browser. Das Original bleibt in beiden Fällen erhalten und ist jederzeit wiederherstellbar.

Produzieren Sie auch Highlight-Reels und Clips für Social Media?

Ja, auf Wunsch. Aus dem Material Ihrer Veranstaltung schneiden wir einen Zusammenschnitt der Kernaussagen und kurze Sequenzen im Format der jeweiligen Plattform. Untertitel machen sie ohne Ton verständlich. Beides beauftragen Sie separat zur Produktion.

Produzieren Sie auch Imagefilme oder Produktvideos?

Unser Fokus liegt auf Video von Veranstaltungen mit Ablauf, Publikum und festem Termin. Imagefilm, Werbefilm und Produktvideo sind Drehbuch-Produktionen mit Storyboard und Drehplan; dafür ist eine Filmproduktion der geeignete Partner. Highlight-Reels und Clips aus dem Material Ihrer Veranstaltung gehören dagegen zu unserer Leistung.

Dürfen wir unsere Mitarbeiterversammlung aufzeichnen?

In der Regel ja. Der Betriebsrat ist nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG zu beteiligen, und Sie benötigen eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO, meist eine Betriebsvereinbarung. Anders die Betriebsversammlung nach dem Betriebsverfassungsgesetz: Sie ist nicht öffentlich und wird üblicherweise nur live übertragen, nicht aufgezeichnet. Wer das Video sehen darf und wie lange, legen Sie vor der Produktion fest.

Wie viel Vorlauf benötigen Sie?

Für ein Standard-Setup genügen ein bis zwei Wochen. Empfohlen sind vier; dann finden Technikabnahme, Testlauf und Generalprobe ohne Zeitdruck statt. Für eine geschnittene Fassung planen Sie zusätzlich Ihre internen Freigaben ein — erfahrungsgemäß warten Sie darauf länger als auf den Schnitt.

Lassen Sie uns über Ihr Event sprechen!