Microsoft Teams Town Hall: Attendee Pack, Kosten und Alternativen

Microsoft schaltet Teams Live Events im Juli 2026 ab — bereits geplante Events laufen noch bis zum 28. Februar 2027 (Quelle: Microsoft, 2025). Der offizielle Nachfolger ist Microsoft Teams Town Hall: eine vereinheitlichte Oberfläche für große Broadcast-Events innerhalb von Teams. Sobald Sie jedoch mehr als 3.000 Teilnehmende erreichen wollen, wird das neue Format schnell teuer und unflexibel — Microsoft verkauft die zusätzliche Kapazität als Teams Events Attendee Packs, die Sie pro Person zuweisen müssen und die in der Praxis Vertragslaufzeiten von mindestens einem Jahr erfordern. Wir erklären, was sich seit dem 1. April 2026 geändert hat, was die Pakete kosten — und wann eine spezialisierte Plattform wie SlideSync die bessere Wahl ist.

Microsoft Teams Town Hall ist die unifizierte Broadcast-Funktion innerhalb von Teams für große, einseitig geführte Events: ein begrenzter Kreis aus Presentierenden spricht zu einem großen Publikum, das per Q&A oder Event-Chat interagiert, aber Mikrofon und Kamera nicht aktiv nutzt. Das neue Format ersetzt Teams Live Events als die von Microsoft empfohlene Lösung für Hauptversammlungen, All-Hands-Meetings, Online-Town-Hall-Meetings und vergleichbare Großformate. Seit dem 1. April 2026 sind außerdem mehrere zuvor in Teams Premium enthaltene Funktionen Teil von Teams Enterprise — die Lizenzlandschaft hat sich also ebenfalls verschoben.

Microsoft hat einen klaren Zeitplan kommuniziert:

• Juli 2026 — Teams Live Events wird offiziell abgeschaltet. Ab diesem Zeitpunkt lassen sich keine neuen Events mehr planen.
• 28. Februar 2027 — bereits zuvor geplante Events laufen noch; danach endet die Funktion vollständig.

Microsoft empfiehlt allen Kunden die Migration auf Town Hall. Wer Live Events bisher für regelmäßige Großformate genutzt hat, sollte spätestens jetzt eine bewusste Entscheidung treffen: das neue Format — oder eine spezialisierte Streaming-Plattform.

Mit einer Standard-Lizenz für Teams Enterprise (oder Microsoft 365 E3 / E5) erreichen Town Halls bis zu 3.000 Teilnehmende. Ein zusätzlicher View-only-Modus mit Q&A-Funktion erweitert Events auf bis zu 10.000 Zuschauende (Quelle: Microsoft Learn, 2026). Im Standardumfang enthalten sind unter anderem:

• Q&A-Funktion (Standardumfang)
• Live-Untertitel und Aufzeichnung
• Eingebettetes Streaming innerhalb des Microsoft-365-Tenants
• Zugriff für Zuschauende mit Microsoft-365-Account oder als Gäste

Wer mehr Reichweite benötigt, ist auf zusätzliche Lizenzen angewiesen — die Teams Events Attendee Packs.

Für Reichweiten über 3.000 Teilnehmende verkauft Microsoft sieben gestaffelte Pakete — von 5.000 bis 100.000 Personen. Wichtig zu wissen:

• Pro Person zugewiesen: jedes Pack ist an eine konkrete Veranstaltende gebunden.
• Nicht im Unternehmen teilbar: wenn mehrere Personen große Town-Hall-Events ausrichten sollen, benötigt jede ein eigenes Pack.
• Wiederkehrende Lizenz — keine Pay-per-Event-Option, sondern monatlich, jährlich oder im 3-Jahres-Vertrag abgerechnet.

Die folgende Tabelle zeigt die Listenpreise im Microsoft-365-Admin-Portal (Stand 2026-05-04, ohne Partner-Rabatt). Verbindliche Preise gelten ausschließlich über Ihren Microsoft-Vertrag oder einen CSP-Partner.

Microsoft bietet die Pakete in drei Vertragslaufzeiten an:

• Monatlich — höchste Flexibilität, höchster Preis.
• 1 Jahr — die in der Praxis übliche Wahl.
• 3 Jahre — etwa 5 % Rabatt gegenüber dem 1-Jahres-Vertrag.

Theoretisch klingt das flexibel — in der Praxis ist es das selten. Der Grund liegt nicht im Vertragsrahmen mit Microsoft selbst (der besteht in den meisten Unternehmen ohnehin), sondern in den internen Prozessen rund um die Zuweisung. Ein Attendee Pack wird im Teams Admin Center (unter Meetings / Events → Attendee licenses) an eine konkrete Person gebunden — typischerweise durch die IT mit Teams-Administrator- oder Global-Administrator-Rolle, nicht durch das Event-Team selbst (Details: Microsoft Learn — Manage Attendee Capacity Pack). Hinzu kommen IT-Einkauf bzw. Software Asset Management, Mitbestimmung durch den Betriebsrat (relevant ab größeren internen Events mit Aufzeichnung und Engagement-Analytics) und gegebenenfalls eine Datenschutzprüfung, sobald sich der Datenfluss ändert. Für ein einzelnes Event ist dieser Abstimmungsprozess oft langwieriger als die Eventproduktion selbst.

Die Konsequenz: faktisch zwingt das System die meisten Unternehmen in einen 1-Jahres-Vertrag, auch wenn nur ein einziges großes Event ansteht. Wer jährlich nur eine Hauptversammlung oder eine All-Hands-Veranstaltung mit 5.000 Teilnehmenden ausrichtet, zahlt zum Listenpreis trotzdem rund 14.700 € im Jahr — für einen einzigen Event-Tag.

Drei Einschränkungen sind bei der Migration auf Town Hall besonders relevant:

Embedding nur innerhalb des Microsoft-365-Stacks

Town Hall ist auf den Microsoft-365-Stack ausgelegt — die Attendee-Sicht funktioniert über den Teams-Client oder über Microsoft-eigene Webportale. Eine zuverlässige Einbettung in eine eigene Unternehmenswebsite oder ein externes Intranet wird offiziell nicht unterstützt. Die Microsoft-Dokumentation beschreibt diese Einschränkung nur vage; in der Praxis funktioniert sie nicht. Wer Streaming auf der eigenen Website anbieten möchte — etwa für externe Stakeholder, Investoren oder die Presse — ist mit der Plattform an der falschen Stelle.

Branding bleibt auf Microsoft-Niveau

Town Hall erlaubt rudimentäres Branding — Logo, Banner, eine Akzentfarbe. Das Look-and-Feel bleibt jedoch erkennbar Microsoft: die Player-UI, die Steuerungselemente, das Chat-Panel folgen dem Teams-Design. Eigenes Corporate Design mit eigener Schrift, eigenem Player-Skin oder einer Event-Microsite im Stil der Marke ist nicht vorgesehen. Für interne Mitarbeitenden-Events ist das meist akzeptabel; für Hauptversammlungen, Investor-Events oder Pressekonferenzen, bei denen der Marken-Auftritt zur Botschaft gehört, wird die Standard-Optik schnell zum Problem.

Drittanbieter-Apps in der Attendee-Sicht entfallen

In Live Events ließen sich Drittanbieter-Apps wie SlideSync oder Slido neben dem Stream einblenden, um Teilnehmenden zusätzliche Funktionen wie Polls, gefilterte Q&A oder Voting bereitzustellen. In der neuen Town-Hall-Oberfläche stehen Apps Teilnehmenden nicht mehr zur Verfügung. Presentierende und Veranstaltende können Apps weiterhin nutzen — Zuschauende sehen sie in der Attendee-Sicht aber nicht mehr. Wie sich diese Lücke speziell für die Q&A schließen lässt, beschreibt unsere Seite zur Teams Town Hall Q&A mit SlideSync.

Wer auf diese Funktionen, ein durchgängiges Branding oder eine eigene Website-Einbettung angewiesen ist, muss diese entweder umständlich extern nachbauen — oder gleich auf eine Plattform setzen, die genau diese Lücken schließt.

Genau für diese Lücken ist SlideSync gebaut — die Webcast-Plattform von MediaEvent Services. Konkret bedeutet das:

• Flexibel buchbarer Live-Support. Telefon-Support ist in jeder Subscription und in jedem Eventpaket enthalten. Wenn Sie für ein bestimmtes Event-Zeitfenster einen Producer reserviert online haben möchten — Soundcheck mit Vortragenden, Standby für technische Eingriffe, Q&A-Moderation, Aufzeichnung —, lässt sich dedizierter Live-Support stundenbasiert hinzubuchen, kurzfristig und ohne separaten Vertragsrahmen. Bei Microsoft ist eine vergleichbare Tiefe nur über die Teams Events Hosting Assistance bzw. Advanced Production Service verfügbar — kostenpflichtig, empfohlene Vorlaufzeit zwei Wochen, Buchung über das Microsoft-Account-Team, Voraussetzung ist ein Unified-Support-Vertrag.
• Pricing passt zur Nutzung. Pro-Event-Pakete für einzelne Großformate, monatliche oder jährliche Subscriptions für regelmäßige Eventreihen. Skalierung ist im jeweiligen Paket inkludiert — keine pro-Person-Bindung, keine starren Vertragslaufzeiten.
• EU-Hosting und DSGVO-konform. Datenverarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union — relevant für regulierte Branchen, börsennotierte Unternehmen und alle, die Datenresidenz als harte Vorgabe haben.
• Embedding auf eigener Website. Stream und Q&A lassen sich direkt in Ihre Unternehmenswebsite, Ihr Intranet oder eine eigene Event-Microsite einbetten — ohne Microsoft-365-Abhängigkeit für Ihre Zuschauenden.
• Volles Corporate Design. Eigene Schrift, eigene Farben, eigener Player-Skin, eigene URL: SlideSync passt sich Ihrem Markenauftritt an, statt umgekehrt. Für Hauptversammlungen, IR-Calls und Pressekonferenzen, bei denen der visuelle Auftritt zur Botschaft gehört, ist das ein harter Vorteil.
• Q&A-Interface mit Swimlane-Ansatz und Filtern. Speziell entwickelt für Backend-Teams, die bei großen Events viele Fragen parallel moderieren. Das Feedback unserer Kunden ist konstant positiv — die meisten bevorzugen unser Tool gegenüber dem Standard-Q&A in Teams.
• Browserbasiert für alle Zuschauenden. Keine Microsoft-365-Lizenz nötig — Teilnehmende öffnen einfach einen Link.

Wann wird Microsoft Teams Live Events abgeschaltet?

Im Juli 2026. Bereits zuvor geplante Events laufen noch bis zum 28. Februar 2027 weiter. Microsoft empfiehlt die Migration auf Town Hall — alternativ ist eine spezialisierte Plattform wie SlideSync flexibler und ohne Lizenz-Commitment nutzbar.

Wie viele Teilnehmende kann ich mit Town Hall standardmäßig erreichen?

Bis zu 3.000 mit der Standard-Lizenz, bis zu 10.000 im View-only-Modus mit Q&A. Für höhere Reichweiten — bis 100.000 — sind Attendee Packs notwendig, die jeweils einer Person zugewiesen werden.

Können Attendee Packs innerhalb des Unternehmens geteilt werden?

Nein. Jedes Pack ist fest an eine Person gebunden und nicht zwischen Mitarbeitenden teilbar. Wenn mehrere Personen große Town-Halls ausrichten sollen, benötigt jede ein eigenes Pack — was die Lösung in der Praxis deutlich teurer macht als die Listenpreise vermuten lassen.

Was kostet ein Teams Town Hall Attendee Pack?

Die Listenpreise starten bei 1.228 € monatlich für 5.000 Teilnehmende im 1-Jahres-Vertrag und skalieren bis 24.223 € monatlich für 100.000 Teilnehmende. Die 3-Jahres-Laufzeit bringt etwa 5 % Rabatt. Wichtig: die Lizenzen gelten pro Person und lassen sich intern nicht teilen.

Lässt sich Microsoft Teams Town Hall in eine eigene Website einbetten?

Nicht zuverlässig. Town Hall läuft über den Teams-Client oder Microsoft-eigene Webportale; Embedding in fremde Websites unterstützt Microsoft offiziell nicht. Wer Streaming auf der eigenen Website benötigt, ist mit einer spezialisierten Plattform wie SlideSync besser bedient.

Funktionieren SlideSync oder Slido als Apps in Microsoft Teams Town Hall?

Drittanbieter-Apps stehen Zuschauenden in der neuen Oberfläche nicht mehr zur Verfügung. Presentierende und Veranstaltende können Apps weiterhin nutzen — die Attendee-Sicht zeigt sie nicht. Für Q&A, Polls oder Voting direkt für die Teilnehmenden ist eine integrierte Plattform wie SlideSync die saubere Lösung.

Microsoft Teams Town Hall ist passend für kleinere interne Mitarbeiterversammlungen — typischerweise unter 3.000 Teilnehmenden, also innerhalb der Standard-Lizenz, ohne Attendee Packs. Für reine In-House-Updates an die Belegschaft, bei denen Ihre IT die Produktion in Eigenregie übernimmt und die Standard-Optik der Teams-Oberfläche zur Zielgruppe passt, ist die Plattform funktional ausreichend.

SlideSync ist die bessere Wahl, sobald Sie eine professionelle Produktion fahren — und dann benötigen Sie ein professionelles Werkzeug. Konkret heißt das:

• Auftritte auf Vorstandsebene, Hauptversammlungen, IR Calls, Pressekonferenzen. Diese Formate verlangen ein höheres Service-Level: ein dediziertes Producer- und Plattform-Team, das während der gesamten Sendung online ist, Eskalationspfad direkt zur Plattform statt über reguläre Support-Kanäle, sofortige Reaktionszeit bei Live-Vorfällen. Bei SlideSync ist Telefon-Support in jeder Subscription und in jedem Eventpaket standardmäßig enthalten; dedizierter Live-Support (also ein Producer, der für Ihr Event-Zeitfenster reserviert online ist) lässt sich flexibel als stundenbasierte Zubuchung ergänzen — kurzfristig, ohne separaten Vertragsrahmen. Bei Microsoft ist eine vergleichbare Tiefe nur über die kostenpflichtige Teams Events Hosting Assistance bzw. Advanced Production Service verfügbar — empfohlene Vorlaufzeit zwei Wochen, Buchung über das Microsoft-Account-Team, Voraussetzung ist ein Unified-Support-Vertrag.
• Strukturierte Q&A-Moderation. Sobald die Q&A einer Veranstaltung kuratiert, gefiltert oder freigegeben werden muss — bei jedem Event mit externer Sichtbarkeit der Fall — reicht der Standard-Q&A in Teams nicht aus.
• Einbettung auf Ihrer eigenen Website oder vollständiges Corporate Design. Wenn der Auftritt zur Markenbotschaft gehört — bei IR-Veranstaltungen, Investor-Updates und Pressekonferenzen praktisch immer der Fall — ist die Standard-Optik der Teams-Oberfläche unzureichend.
• Reichweiten ab 3.000 Teilnehmenden. Sobald Sie über die Standard-Lizenz hinaus müssen, kommen die pro-Person-zugewiesenen Attendee Packs ins Spiel. Pro-Event-Pakete bei SlideSync sind in dieser Größenordnung in der Regel die wirtschaftlichere und flexiblere Wahl.
• DSGVO-konformes EU-Hosting als harte Vorgabe. Relevant für regulierte Branchen, börsennotierte Unternehmen und alle, bei denen Datenresidenz nicht verhandelbar ist.

Wirtschaftlich ist SlideSync flexibel: Pro-Event-Pakete für einzelne Großformate, monatliche oder jährliche Subscriptions für regelmäßige Eventreihen. Welche Variante besser passt, hängt allein von Ihrer Eventfrequenz ab.

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