Event-Manager und -Managerinnen stehen vor neuen Herausforderungen: Nachdem ein Großteil der Veranstaltungen auf rein virtuelle Formate umgestellt wurde, werden nun wieder vermehrt Präsenzveranstaltungen angefragt. Daher ist es unumgänglich sich mit dem Konzept hybrider Events zu beschäftigen.

Erfolgreiche Hybrid-Events beteiligen Publikum vor Ort und Remote-Teilnehmer gleichberechtigt

Von Hybriden Konferenzen bis Hauptversammlungen

Angesichts einer nach wie vor schwer absehbaren Infektionslage und deutlich flexibleren Arbeitsmodellen sind nun Formate gefordert, die Präsenzveranstaltungen auch für Remote-Teilnehmende öffnen, und zwar möglichst gleichberechtigt – hybride Events ermöglichen genau das.

MediaEvent Services verfügt über langjährige Erfahrung in der Planung und Umsetzung von hybriden Veranstaltungen. Ob Management-Call, Hybrid-Konferenz oder Hauptversammlung – wir begleiten diverse Formate namhafter Unternehmen und können Sie herstellerunabhängig beraten, um auch für Sie erfolgreich hybride Events umzusetzen.

Hybride Veranstaltungen mit SlideSync

Mit der SlideSync Webcast Plattform können Sie Teilnehmer vor Ort und im Netz gleichermaßen involvieren:

Hohe Qualität bei geringer Netzwerklast

SlideSync kann hochauflösende Videoinhalte an viele Tausende Mitarbeitende und Stakeholder übertragen, ohne durch hybride Veranstaltungen Ihre Unternehmensnetzwerke zu belasten:

Chancen und Einschränkungen hybrider Events

Hybride Events haben die Veranstaltungskultur nachhaltig verändert. So liefern moderne hybride Konferenzen auf der einen Seite neue Erlebnisse für die Teilnehmenden. Auf der anderen Seite bringen sie auch zahlreiche Chancen wie auch Einschränkungen für Sie als Veranstaltender mit sich.

Hybrid-Veranstaltungen: Neue Chancen nutzen

Hybride Events bringen einige neue Möglichkeiten und Perspektiven mit sich. Im Besonderen gehören dazu:

Interaktive Beteiligung der Teilnehmenden

Im Gegensatz zu klassischen Vor-Ort-Events können Sie im Rahmen hybrider Veranstaltungen interaktive Online-Elemente nutzen. Dazu zählen beispielsweise Umfragen oder eine Chatfunktion zum Austausch unter den Teilnehmenden. Durch moderne Technologien wie Augmented oder Virtual Reality können Sie ihnen vor Ort zusätzlich die Möglichkeit geben, versteckte Zusatzinhalte zu erfahren. Durch die interaktive Beteiligung der Teilnehmenden an Ihrem Event schaffen Sie eine deutlich verbesserte Experience und können sie so stärker an Ihr Event oder Ihr Unternehmen binden.

Höhere Reichweite dank ortsunabhängiger Teilnahme

Der digitale Zugang zu Veranstaltungen ermöglicht es Teilnehmenden orts- und unter Umständen auch zeitunabhängig dem Event beizuwohnen. Hybride Events ermöglichen es also auch Besuchenden, welche aus zeitlichen, persönlichen oder finanziellen Gründen nicht vor Ort sein können, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Darüber hinaus können alle Teilnehmenden sich auch im Nachgang mögliche Aufzeichnungen des Events noch einmal ansehen.

Reporting und Analysen

Dank des professionellen digitalen Teilnehmermanagements ermöglichen hybride Events die Erfassung und Auswertung sämtlicher Daten der Teilnehmenden, natürlich DSGVO-konform. So lässt sich nicht nur auswerten, wie viele Besucher und Besucherinnen Ihre Veranstaltung verzeichnet, sondern beispielsweise auch, welche Inhalte besonders oft genutzt werden und was die Zuschauenden am meisten begeistert. Die ausgewerteten Daten können eine fundierte Basis für die Entwicklung neuer Events bilden, um diese inhaltlich noch besser gestalten und eventuell sogar für einzelne Zielgruppen personalisieren zu können.

Hochwertige Teilnehmenden-Erfahrung

Hybrid-Veranstaltungen bieten die Möglichkeit, den Teilnehmenden eine noch bessere Erfahrung der Veranstaltung zu bieten. So werden hybride Events nicht nur allgemein von den Teilnehmenden als modern und innovativ empfunden, sie bieten auch die Möglichkeit zum Branding und sind somit konform zum Corporate Design der Veranstaltenden. Dadurch erhöht sich die Chance, dass auch zukünftige Events höhere Teilnehmerzahlen verzeichnen werden und Ihr Unternehmen eine langfristige Beziehung mit ihnen aufbauen kann.

Beitrag zur Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit wird ein immer wichtigerer Faktor bei der Veranstaltung von Events. Hybride Events tragen ihren Teil dazu bei, da weniger Teilnehmende vor Ort anreisen müssen. Dadurch wird nicht nur ein nicht unerheblicher Teil an CO₂-Ausstoß für die Anreise eingespart, auch das Müllaufkommen vor Ort kann deutlich reduziert werden. Hybride Konferenzen tragen folglich maßgeblich zur Effizienz – gerade im Bereich Nachhaltigkeit – bei.

Mögliche Einschränkungen bei hybriden Events

Neben den zahlreichen Vorteilen und Chancen, welche hybride Veransaltungen bieten können, sollten auch mögliche Einschränkungen und Risiken im Vorfeld genauestens abgewogen werden. Dazu können beispielsweise gehören:

Erhöhter Personalaufwand und Investitionen

Soll ein Event zusätzlich gefilmt und live gestreamt werden, so wird dazu entsprechend geschultes Personal benötigt. Auch die Betreuung der digital teilnehmenden Besucher und Besucherinnen sollte nicht vernachlässigt werden. Gleichzeitig bedarf es einer umfangreicheren technischen Ausstattung sowie eines kompetenten Webcast-Anbieters für hybride Events. Dies kann zusätzlichen Aufwand mit sich bringen, der sich in der Regel schnell wieder ausgleicht. Wir bieten Ihnen entsprechend geschultes Personal und die notwendige Technik zu fairen Preisen an.

Komplexe Abläufe erfordern Schulungen

Hybride Events verfügen über deutlich komplexere Abläufe als reine Präsenzveranstaltungen. So müssen sämtliche Inhalte und Informationen so angepasst werden, dass diese von beiden Teilnehmergruppen optimal wahrgenommen werden können. Um diese komplexen Abläufe stemmen zu können, bedarf es auch entsprechender Schulungen des eigenen Personals im Vorfeld. Wir bieten Ihnen professionelle Schulungen und das benötigte Know-how für die erfolgreiche Umsetzung an.

Möglicherweise weniger Live-Teilnehmende

Das Angebot hybrider Veranstaltungen bietet auch für die Teilnehmenden zahlreiche Vorteile. So kann beispielsweise die Zeitersparnis für die entfallende An- und Abreise für viele ein Grund sein, die Veranstaltung nicht vor Ort zu besuchen. Diese Überlegungen sollten Sie in die Planung für hybride Events mit einbeziehen und frühzeitig die Verteilung der Besuchenden in den einzelnen Teilnehmergruppen abwägen. Mit unserem effizienten Einladungs- und Registrierungsmanagement gelingt Ihnen die Organisation mit Leichtigkeit.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Kontaktieren Sie uns gleich, um Ihr Projekt für hybride Events zu besprechen, oder überzeugen Sie sich selbst von unserer Plattform SlideSync!